Windowsのショートカットキー(今週のお題「サボる」)

今週のお題「サボる」

 僕は基本的に怠けたいタイプの人間なので、サボっているのがバレないために工夫していることをいくつか紹介してみようと思う

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すぐに終わる仕事はすぐに片付ける

 まずはこれ。重要度や緊急度が高い物を優先してやっている人が多いと思う。そしてそれは正しいが、現代に生きる多くのサラリーマンは、正直仕事量が多すぎて手持ちの仕事を全部期限内に終わらせるのは無理という場合が多い。
 そこで、時間がかかる仕事の優先順位を下げて、すぐにできる(概ね30分程度を一つの目安にしている)仕事をさっさとやってしまうようにしている。
 例えば、10個の仕事を重要度や緊急度の高い順にこなしていくと5個しか期限通りにできないとする。これをすぐにできる仕事を優先的に済ませてしまうことで8個くらい期限通りにこなせるようになる。
 そうすると、相手は比較的しっかり仕事をやってくれるイメージを持ってくれるらしく、残りの期限が間に合わない仕事が遅れても許してくれる時が多いし、事前に相談すると場合によっては何故か相手が仕事の一部を肩代わりしてくれたりする。

【注意点】

  • ホントにヤバい仕事は後回しにしない
  • 期限に間に合わないときは事前に相談しておく
  • 本当にどうでもいい仕事は優先しなくていい

今日やらなくてもよい仕事は今度やる

 「すぐに終わる仕事はすぐに片付ける」と相反するように見えるが、やろうと思えばすぐに終わるが少し時間がかかる(30分~数時間でできる)もののうち、重要度や緊急度が高くない仕事は期限ぎりぎりまで放っておく。
 あまり重要度や緊急度が高くないため、時間がたつとやらなくてよい仕事になったり、相手が自己完結的に片付けてくれる場合がある。
 特に、方針がきちんと決まっていないものだとさっさとやっても無駄骨になる事が多いのでそういうものは放っておくのがいい。

【注意点】

  • 重要かどうかは自分一人で判断しない。仕事を受けるときに「急ぎですか?」と聞くのが手っ取り早い
  • 期限が長いと忘れるので何かしら忘れない方策を取る

無理なものは無理だと断る

 これはとても大事。前職では契約前の仕事に対してかなり突っ込んだところまで色々対応させられることが多かった。営業の範囲といえばそうだが、明らかにその範囲を超えた無理難題が多く(多分出るところに出れば勝てるくらいのレベル)、それを対応していると他の仕事ができるにクレームになるという悪循環に陥っていた時期があった。
 結構追い詰められて、上司に相談しても全然頼りにならないため一度客先に「契約している仕事に影響がでるため、契約前の仕事は相談には乗るが基本的にお断りする。支障があるようなら情調に直接連絡してほしい」と申し入れをしたら一気に状況が改善された。
 なんでもかんでも断るのは良くないが、無理に請け負ってできないくらいなら断ってしまった方が自分を含めて皆のためになる。

【注意点】

  • なんでもかんでも無理と断ると信用を無くす
  • 単に仕事を断るのではなく、他の仕事の期限を延ばしてもらう等の交渉してみるとうまくいくことが多い。(〇〇の期限を延ばしてもらえる/誰かにやってもらえる のであればできると思います。等)
  • ある程度相手との人間関係ができていない場合はやめておいたほうがいいかも

仕事の簡略化・省力化には手間を惜しまない

 全く成果がでないようだとさぼっているのがバレるので、同じ仕事に対しては人より少しでも早くできるよう工夫していく。
 ショートカットキーをたくさん覚える、Excelでマクロを組んで提携業務を自動化する等である。多少時間をかけても、中長期的にもとがとれるのであればやった方がいい。

 最近だと「Windowsキー+V」でクリップボードにある履歴の中から選んだものをコピーできるというのを覚えた。ピン留めする機能がついているので、よく使う定型文をピン留めしておくと案外作業時間の短縮になる。

 例えば、メールの定型文を以下のようにでクリップボードにピン留めしておくとメールを打つときの無駄な入力を省ける。(改行もコピーされている)

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●様

いつもお世話になっております。
以上、よろしくお願いします。

いもじろう
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【注意点】

  • クリップボードは数に制限がある(多分15個だったと思う)
  • 文字入力が必要な場所は、白抜き(例:〇)ではなく塗りつぶし(例:●)のほうが目立つため忘れ防止になる。

 

 

...と、あまり役に立たないかもしれないがたまには仕事のことを書いてみた。